Tahun baru, Dinas baru

Tahun 2017 menghadirkan suasana baru, bagi pekerjaanku. Menyusul telah dilantiknya seluruh pejabat di lingkungan pemerintah kabupaten Kebumen oleh Bupati Ir. HM.Yahya Fuad, SE. Jumlah pejabat yang dilantik kali ini terhitung paling banyak, karena melibatkan lebih dari 800 orang pejabat. Pelantikan kali ini dilakukan dalam rangka perubahan nomenklatur organisasi perangkat daerah (OPD) yang baru.


Dinas baru itu, bernama KOMINFO
Kali ini aku memperoleh penugasan baru di Dinas Kominfo (Diskominfo) Kabupaten Kebumen. Diskominfo merupakan OPD baru setelah dipisah dari Dinas Perhubungan. Diskominfo memiliki tugas pokok melaksanakan urusan dalam bidang pengelolaan data elektronik (PDE) dan bidang Komunikasi dan Informasi Publik.

Di bidang pengelolaan data elektronik, menjalankan urusan perencanaan dan pengembangan infrastruktur jaringan data elektronik, statistik dan integrasi sistem informasi serta urusan sandi dan telekomunikasi. Sementara itu, di bidang komunikasi dan informasi publik menjalankan urusan penyiaran termasuk pengelolaan Ratih-tv Kebumen dan Radio In-FM, Dessiminasi informasi dan analisis media, serta menjalankan urusan pengembangan media alternatif.

Banyak yang harus dibenahi
Bertugas di Dinas yang secara kelembagaan baru lahir, ternyata banyak hal yang menjadi tantangan dan harus dibenahi, termasuk struktur Kepala Dinas belum terisi, gedung yang sangat tidak memenuhi syarat menampung pegawai, serta terbatasnya tenaga administrasi.

Yang berbeda mutasi kali ini, selain menerima surat penempatan di tempat kerja yang baru, aku juga menerima surat perintah dari Bupati sebagai pelaksana tugas (Plt) Kepala Dinas Kominfo. Tugas ini sangat mengejutkan aku juga sekaligus menjadi tantangan. Karena disamping tugas pokokku sebagai sekretaris, juga harus menjalankan fungsi-fungsi sebagai kepala dinas. Dengan berbekal kewenangan, tugas pokok dan fungsi Diskominfo yang diatur dalam Perda Kabupaten Kebumen Nomor 7 tahun 2016 dan Perbup Kebumen Nomor 77 tahun 2016, aku mulai melangkah melalui pendekatan manajemen berbasis kinerja. Sebagai lembaga pemerintah yang memberikan pelayanan publik kepada masyarakat, aku berfikir bahwa produk atau hasil kerja dinas memiliki nilai kemanfaatan yang tinggii dengan proses layanan yang efektif dan efisien.

Tantangan di tempat kerja baruku ini adalah gedung. Saat ini Dinas Kominfo yang terdiri dari bidang  PDE dan bidang IKP serta unit sekretariat, menempati lokasi bidang kominfo lama di kompleks Dinas perhubungan. Jika dulu, bangunan itu sangatlah memadai untuk lokasi kerja satu bidang kominfo, namun dengan kondisi Dinas Kominfo saat ini, bangunan itu sangatlah minimalis yang padat penghuni.Belum lagi dari luas bangunan yang tersedia, hanya sekitar 70 % untuk kantor, karena 30% lainnya adalah ruang penyimpanan alat dan pengelolaan data center, server dari seluruh aplikasi sistem informasi dari banyak OPD di lingkungan Pemkab Kebumen. Aku jadi teringat syair lagu tempo dulu "gang kelinci". Dalam satu lahan bangunan yang sempit kami hidup, bekerja berinteraksi dengan berdesak-desakan. Persis kaya anak kelinci. Belum lagi lokasi bangunan gedung itu berhimpit antara halaman kantor dengan lahan parkir Dishub untuk kendaraan umum yang akan melakukan cek fisik kendaraan roda empat. Seringkali kami kesulitan masuk parkiran kantor atau keluar parkir, karena terhalang oleh berbagai jenis kendaraan yang berderet antri menunggu giliranuntuk uji dan cek fisik kendaraan.Meskipun di dalam rapat

Keterbatasan sumber daya staf, anggaran kegiatan perkantoran dan peralatan kerja
Selain keterbatasan infrastruktur gedung dan tempat kerja,  di Diskominfo, juga mengalami kelangkaan staf, terutama staf administrasi. Tenaga staf yang ada di Diskominfo saat ini kebanyakan staf teknis baik di bidang PDE maupun bidang KIP. Staf teknis yang ada meliputi pranata komputer, jaringan, pemrogragaman, multimedia dll sebagai tim teknis di bidang-bidang yang ada. Meskipun, dari Setda Kebumen sebenarnya sudah mengantisipasinya dengan melakukan redistribusi staf, terutama ke organisasi perangkat daerah yang baru. Namun, pada kenyataannya di lapangan dapat berjalan berbeda. Sebagai contoh kecil, masih ada keinginan unsur kantor dinas yang lama untuk mempertahankan staf lamanya untuk tetap berada di lingkungannya. Sehingga tidak jarang, seorang staf sudah menerima penugasan ke suatu kantor dinas, namun oleh kantor dinas lamanya tidak mau "melepasnya" dengan tidak membuatkan surat penghadapan.

Dalam hal anggaran, sebenarnya perubahan adanya kantor dinas baru sudah diantisipasi penganggarannya. Namun karena anggaran disiapkan oleh pegawai yang dulu berada di bidang teknis, kurang mengetahui detail kebutuhan-kebutuhan sekretariat. Akibatnya beberapa kebutuhan untuk administrasi perkantoran sangatlah minim, bahkan untuk biaya suatu kegiatan yang nyaris tidak ada, atau hanya cukup untuk beberapa bulan, seperti kebutuhan anggaran listrik, air dan biaya telpon kantor.

Tugas ke depan: menuju pelayanan prima Diskominfo

 Untuk mewujudkannya, perlu adanya tata-nilai organisasi yang menjadi inspirasi dan semangat seluruh orang-orang yang ada di dalamnya untuk mewujudkannya, diantaranya:

·         Kejelasan pelayanan. Mengupayakan paparan yang jelas melalui papan informasi atau petunjuk yang mudah dipahami dan diperoleh pada setiap tempat/ lokasi pelayanan sesuai dengan kepentingannya menyangkut prosedur /tata cara pelayanan, pendaftaran, pengambilan sample atau hasil pemeriksaan, biaya / tarif pelayanan serta jadwal / waktu pelayanan.

·         Sesuai aturan perundangan. Setiap aturan tentang prosedur / tata cara / petunjuk seperti yang tersebut diatas harus dilaksanakan secara tepat, konsisten, konsekuen sesuai dengan peraturan perundang – undangan yang berlaku.

·         Pemenuhan hak dan kewajiban. Hak dan kewajiban pemberi atau penerima pelayanan diatur secara jelas setiap persyaratan yang diwajibkan dalam rangka menerima pelayanan harus mudah diperoleh dan berkaitan langsung dengan kepentingan pelayanan serta tidak menambah beban masyarakat penerima pelayanan.

·         Terbuka untuk perbaikan. Tersedia loket informasi dan kotak saran bagi penerima pelayanan yang mudah dilihat / dijumpai pada setiap tempat pelayanan. Saran yang masuk harus selalu dipantau dan dievaluasi, bila perlu diberi tanggapan atau tindak lanjut dalam rangka upaya perbaikan dan peningkatan mutu pelayanan.

·         Profesional. Penanganan proses pelayanan sedapat mungkin dilakukan oleh petugas yang berwenang atau kompeten, mampu terampil dan professional sesuai spesifikasi tugasnya. Setiap pelaksanaan pemberian pelayanan dan hasilnya harus dapat menjamin perlindungan hukum dan dapat dijadikan alat bukti yang sah.

·         Keramahan dan kedekatan. Selalu diupayakan untuk menciptakan pola pelayanan yang penuh keramahan dan kedekatan, tepat sesuai dengan sifat dan jenis pelayanan yang bersangkutan dengan mempertimbangkan efisiensi dan efektivitas dalam pelaksanaannya.

·         Tanpa pungli. Jika ada biaya atau tarif pelayanan harus ditetapkan secara wajar dengan memperhitungkan kemampuan masyarakat. Hendaknya diupayakan untuk mengatur mekanisme pungutan biaya yang memudahkan pembayarannya dan tidak menimbulkan pungutan liar dan biaya tinggi.

·         Netralitas dalam pelayanan. Pemberian pelayanan dilakukan secara tertib, teratur dan adil, tidak membedakan status social masyarakat. Cakupan / jangkauan pelayanan diupayakan seluas mungkin dengan distribusi yang merata.

·         Kenyamanan. Kebersihan dan sanitasi lingkungan tempat dan fasilitas pelayanan harus selalu dijamin untuk mewujudkan kenyamanan, melalui pelaksanaan pembersihan secara rutin dan penyediaan fasilitas pembuangan sampah / kotoran secukupnya sesuai dengan kepentingannya.

·         Partisipasi. Selalu diupayakan agar petugas memberikan pelayanan dengan sikap ramah dan sopan serta berupaya meningkatkan kinerja pelayanan secara optimal dengan kemampuan pelayanan yang tersedia dalam jumlah dan jenis yang cukup, serta mendorong tumbuhnya partisipasi masyarakat.